人事部門のお客様とお話ししていると、会社の状況を把握するために、各現場の人材情報をどのように収集するか？に悩んでいらっしゃることが多いようです。現場から収集した人材情報を、育成、配置・異動や組織づくりなど様々に活用していきたい、との思いを良くお聞きします。
しかしながら、これまでの人材情報の収集方法では、（レポートラインを順番に上がってくるに連れて、コンテキストが削ぎ落とされたりなど）活用しにくい加工されたデータばかりで、本当に知りたい生きた情報を収集できていないようです。
これは一体、なぜでしょうか？ これまでの人材情報の収集方法と本当に必要な生きた人材情報の収集方法は、具体的にどう異なっているのでしょうか？
それは…
まず、収集する対象となる人材情報には、以下のようなものが挙げられます。
１．入社時の個人属性情報
入社時に履歴書や職務経歴書に記載された個人の基本的な属性情報
・氏名、住所、学歴、職歴、職務経歴
このような情報は、入社後の配属時の参考にはなるものの、
その後のマネジメントに活用するには充分ではありません。
２．人事・給与システムの情報
人事・給与システムに入っている個人情報
・異動歴、資格、等級歴、考課履歴（評価履歴）
このような情報は通常結果データのみであり、プロセスが抜け落ちているために
人材像を把握するには充分ではありません。
３．紙媒体の情報
評価制度を運営するための目標管理シート、
個人の意向を収集するための自己申告シートなど、
人事制度の運営に伴って作成、収集される情報ですが、
収集にコストがかかるために、散在した状態のままになっていることが多いです。
（ITを活用することで効果的な情報収集・活用が可能になりますが…）
その他にも、以前であれば人事部門の方が足繁く現場を訪ねてマネジャーなどの話を聞いたり、社員全員の顔と名前を覚えている人事部長がいたり…ということもありました。しかし、環境変化の早い時代であり、現場業務も高度化している中で、このような人事のスタッフのマンパワーで人材情報を把握するのは、極めて難しい状況です。
こうした環境下で適切に人材情報を収集するにはどのようにすればよいでしょうか？
日常業務の中において、自然と情報を収集するような仕組み、例えば、人事の仕組みでいうと、就業管理システム。出退勤のときに、時刻を打刻するだけでなく、一日どのような仕事をしたかも報告するようなちょっとした仕掛けをすることで、限りなくリアルタイムに近い精度で、一人ひとりの社員がどのような仕事をしているかという情報を集めることが可能です。
他にも、目標管理なども、単に期初に目標を設定して期末になったら評価するだけではなく、日報や週報、月報などと組み合わせて適宜進捗を管理することで、制度の定着を推進すると同時に必要な情報も収集できるしくみを構築することも可能です。
弊社では、このようにITを使って現場から多様な人材情報をタイムリーに収集する仕組みづくりをお手伝いしています。一人ひとりをしっかりとマネジメントするためには、一人ひとりをしっかりと捉えることが重要です。そんな仕組みづくりにお勧めなのが、人材マネジメントソリューション「Progress@Site」です。詳しくは、製品サイトをご覧下さい。
（け）
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